Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) ist ein Model zur Qualitätsoptimierung und ist unter anderen auch als PDCA Kreislauf, Deming Kreis oder Shewhart Zyklus bekannt. Das Ziel des Modells ist eine kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Menschen ganz nach dem Motto „Always touch a running System“.
Der PDCA-Zyklus ist ein iterativer Problemlösungsansatz in vier Schritten, also ein sich immer wiederholender Kreislauf, der den Istzustand, Verbesserungspotenziale und den Sollzustand berücksichtigt.
In den 1950-er Jahren wurde der PDCA Kreislauf von dem amerikanischen Physiker William Edwards Deming entwickelt, wodurch das Modell seinen Namen „Deming Kreis“ bekam. Demings Modell basiert auf dem Entwurf des Physikers Walter Andrew Shewhart.
Als Berater half Deming beim Wiederaufbau der japanischen Wirtschaft. Hierbei nutze er den PDCA-Zyklus, um so das interne Qualitätsmanagement zu optimieren. Die Japaner wiederum nutzten Demings Kreislauf als fester Bestandteil der Kaizen Philosophie, welche bis heute weit verbreitet ist.
Das Deming-Modell ist in 4 Phasen unterteilt, welche iterativ ablaufen. Im Folgenden werden die vier Phasen erläutert.
Die erste der vier Phasen ist die Planungsphase. In dieser Phase wird zum einen der Istzustand eines Projekts beschrieben und zum anderen die aktuellen Methoden und Probleme erläutert und auf Fehlerquellen untersucht. Alle Daten werden in der ersten Phase gesammelt und analysiert.
So kann ein Plan entwickelt werden, um Prozesse zu verbessern, benötigte Ressourcen einzuschätzen und um Potenziale zu erkennen. In der Planung werden also bestimmte Ziele formuliert und Annahmen getroffen, um aktuelle Situationen zu verbessern. Die Ziele sollten ausschließlich erreichbare und realistische Ziele sein.
In der Planung sollten Sie sich also überlegen, wo das Problem liegt, welche Ressourcen Sie besitzen, welche Sie noch benötigen und welcher Lösungsansatz der Richtige für ihr Problem ist. Der Plan sollte mit allen Teammitgliedern durchgegangen werden. So können ausreichend Informationen gesammelt werden, bevor der nächste Schritt folgt.
In der zweiten Phase geht es um die Umsetzung. Der erarbeitete Plan wird in der Do-Phase in kleinen Schritten umgesetzt, wodurch die ersten Erkenntnisse gewonnen werden können. Die Maßnahmen sollen und können hier erstmals getestet werden, die Umsetzungsphase kann also auch als Testphase betrachtet werden. Die beschlossenen Maßnahmen werden in der zweiten Phase noch nicht endgültig festgelegt.
Für die zweite Phase des Deming-Kreislaufs gibt es verschiedene Methoden, mit denen Sie die Qualität ihrer Entscheidungen sichern können. So können Sie beispielsweise allein Entscheidungen treffen oder in einer Gruppe mit mehreren Personen. Zudem können Sie ihre Entscheidungen anhand formalisierter Methoden treffen oder intuitiv entscheiden.
Die dritte Phase des Kreislaufs dient zur Überprüfung der Zielvorgaben. Die neue Lösung wird gecheckt und bewertet. Es wird geschaut, ob die Umsetzung zu einer Leistungsverbesserung geführt hat. Wenn das Zielvorhaben nicht erreicht werden konnte, wird analysiert, warum es nicht funktioniert hat. Man kann die Überprüfungsphase auch als sogenannte „Study“-Phase betrachten, da die Effekte der zuvor beschlossenen Maßnahmen genau betrachtet und analysiert werden.
Durch die Überprüfungsphase kann der Plan gegebenenfalls geändert und beim nächsten Mal verbessert werden.
In der letzten und vierten Phase geht es darum, die zuvor gewonnenen Erkenntnisse endgültig umzusetzen. Der Zyklus muss hierfür ganz genau betrachtet werden.
Wenn die Veränderungen erfolgreich waren, werden die Prozesse standardisiert. Wenn die Veränderungen jedoch nicht den gewünschten Effekt erzielen, werden die gewonnenen Erkenntnisse genutzt und der Zyklus beginnt von vorne.
Für nachhaltige Veränderungen muss zwischen „Nachbesserungen“ und „Verbesserungen“ unterschieden werden. Nachbesserungen finden sehr häufig im operativen Regelkreis statt und lösen ein Problem vorrübergehend. Für ein besseres Verständnis werden die Regelkreise im Folgenden erläutert.
In den operativen Regelkreis wird eingegriffen, wenn Probleme und Fehler am Produkt auftreten. Die Maßnahmen, die bei Abweichungen zum Einsatz kommen, sind schon im Voraus beschrieben. So kann die Produktion fehlerhafter Produkte vermieden werden.
Der evolutionäre Regelkreis basiert auf Erkenntnissen und Erfahrungen aus dem operativen Geschehen. Mithilfe des evolutionären Regelkreises sollen Abweichungen und Fehler in Zukunft verhindert werden.
Der Zyklus kann je nach Einsatzgebiet unterschiedlich lang sein. So gibt es beispielsweise Zyklen, die nur etwa eine Woche andauern, jedoch gibt es auch Zyklen, die mehrere Monate andauern. Bei der Dauer der Zyklen sind keine Grenzen gesetzt. Jedes Unternehmen oder jede Person kann die Länge des Zyklus nach Wunsch gestalten.
Ein Ziel des PCDA-Zyklus ist die kontinuierliche Verbesserung. Die Prozesse und Tätigkeiten werden immer wieder hinterfragt. Probleme sollen langfristig und nachhaltig aus dem Weg geschafft werden.
Der PCDA Zyklus kann als permanenter Lernprozess angesehen werden. Ein weiteres Ziel ist es also, immer zu lernen, Probleme zu lösen und die Qualität der Produkte und Prozesse zu verbessern.
Durch die einfache Anwendung kann der PDCA Zyklus sehr vielfältig eingesetzt werden. So ist der PDCA Zyklus beispielsweise ein sehr hilfreiches Tool, wenn es um die Verbesserung und Optimierung von Prozessen oder Produkten geht.
Durch den iterativen Ansatz bietet sich der PDCA Zyklus zudem an, wenn verschiedene Lösungsmöglichkeiten getestet werden sollen.
Außerdem hilft der PDCA-Zyklus bei der Entwicklung neuer Produkte oder Prozesse und findet häufig Anwendung im Qualitätsmanagement, Liefermanagement oder Zeitmanagement.
Kaizen steht für die kontinuierliche Verbesserung in einem Unternehmen und basiert auf verschiedenen Prinzipien. Die Verbesserungen bei Kaizen erfolgen in allen Bereichen und in kleinen Schritten. Die vielen Gemeinsamkeiten von Kaizen und dem PDCA Zyklus sind kein Zufall. Der PDCA-Zyklus wurde weiterentwickelt und optimiert, wodurch Kaizen entstand.
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Um den PDCA-Zyklus anschaulich zu gestalten, wird der Kreislauf im Folgenden anhand eines Beispiels dargestellt. Nehmen wir an, Sie möchten ihr Zeitmanagement im Alltag verbessern. Der erste Schritt (Plan) mit dem PDCA Kreislauf wäre dann, ihr aktuelles Zeitmanagement zu analysieren und zu schauen, wo das Problem liegt. Dann überlegen Sie sich, wie Sie ihre Zeit besser einteilen können und entwickeln eine Methode.
Im zweiten Schritt (Do) testen Sie ihre Methode an einem Tag. Sie können also alle Dinge umsetzen, die Sie sich in der Plan-Phase überlegt haben. Am Ende des Tages folgt dann Phase 3 (Check). Analysieren Sie ihren Tag. Hat sich ihr Zeitmanagement verbessert oder eher verschlechtert?
Wenn Sie die Check-Phase abgeschlossen haben und zu einem Ergebnis gekommen sind, können Sie ihre neuen Strategien und Methoden umsetzen (Act) oder beginnen noch einmal in der Planungsphase und überlegen sich eine neue veränderte Methode so lange, bis Sie mit dem Ergebnis und ihrem Zeitmanagement zufrieden sind.
Die Umsetzung des PDCA-Zyklus bringt viele Vorteile mit sich. Ein wesentlicher Vorteil des PDCA-Zyklus ist die einfache und unkomplizierte Anwendung. Der Kreislauf hat einen leicht verständlichen Aufbau und kann beliebig oft angewandt werden.
Zudem kann die Produktivität gesteigert und die Zusammenarbeit optimiert werden, da alle Mitglieder integriert werden. So können Prozesse und Abläufe mithilfe des Kreislaufs nachhaltig verbessert werden.
Auch die Standardisierung in der letzten Phase des Deming-Kreislaufs bringt viele Vorteile mit sich. So können zukünftig Verschwendungen in Bezug auf Zeit oder andere Ressourcen reduziert und vermieden werden. Auch die Arbeitsvorgänge werden durch die Standardisierung einfacher, schneller und sicherer.
Neben den vielen Vorteilen gibt es bei dem PDCA-Zyklus auch ein paar wenige Nachteile. So müssen beispielsweise alle Veränderungen geplant werden, was bedeutet, dass der Fortschritt nur langsam passieren kann, da der Zyklus Zeit benötigt. Zudem ist der Zyklus eher reaktiv anstatt proaktiv.
Sollen Prozesse und Veränderungen unklar definiert sein, können die Verbesserungen zu einem falschen Einsatz führen.
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