Kanban ist ein Lean Management-Werkzeug. Das Ziel von Kanban sind kürzere und schnellere Durchlaufzeiten, durch die Begrenzung der Anzahl paralleler Prozesse. Probleme wie beispielsweise Engpässe bei der Lieferung und Anfertigung sollen schnell sichtbar gemacht werden. Erreicht wird das, indem der bestehende Prozess in kleine Schritte unterteilt und der Arbeitsfluss durch das Kanban-Board visualisiert wird.
Wie auch Kaizen, hat Kanban japanische Wurzeln. Das Kanban Prinzip wurde 1947 von Toyota als Produktionssystem entwickelt, das sogenannte Toyota Production System (TPS). Im Gegensatz zu vielen traditionellen Methoden, ist Kanban kein Push-System, sondern ein Pull-System. Das bedeutet, Es wird nicht eine bestimmte, festgelegte Menge produziert, sondern die Produktion verläuft nach Nachfrage. So können Verluste beispielsweise in Bezug auf Zeit und Geld vermieden werden.
Bei der Einführung von Kanban wird zuerst der bestehende Workflow, die vorhandene Arbeit als auch die Probleme mithilfe eines digitalen Kanban-Boards aufgezeigt. Das Kanban-Board besteht entweder aus einem einfachen Whiteboard und Haftnotizen oder in einer digitalen Version. Jede Karte auf dem Board repräsentiert dabei eine Aufgabe. Die vermeintlich einfache Maßnahme führt zu Transparenz über die Verteilung der Arbeit sowie bestehende Engpässe.
Als Nächstes wird der Work in Progress (WIP) eingeschränkt (limitiert). Das bedeutet, dass die Menge an parallelen Aufgaben reduziert wird. Dadurch können nun einzelne Aufgaben schneller erledigt werden als zuvor. Für die WIP-Limitierung gibt es verschiedene Mechanismen, wie zum Beispiel die Spalten-Limits: Hier dürfen nur eine bestimmte Anzahl an Tickets in einer Spalte hängen. Die Limits bewirken, dass Probleme aktiv angegangen werden müssen, anstatt um sie herum zu arbeiten.
Das Konzept von Flow steht im Mittelpunkt von Kanban. Bei Flow sollen die Tickets möglichst gleichmäßig, ohne lange Wartezeiten durch das System fließen. Wird der Flow behindert, soll dieses Ereignis kritisch betrachtet und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
Durch die Visualisierung der Arbeitsschritte können die verschiedenen Schritte besser nachvollzogen und der gesamte Prozess optimiert werden.
Zur Limitierung des WIP, wird ein neuer Arbeitsschritt erst begonnen, wenn der vorangehende Arbeitsschritt abgeschlossen ist. Zudem wird das fertige Element der vorherigen Phase nicht weitergegeben, sobald das Element fertig ist (Push), sondern es wird von der nächsten Phase „gezogen“, wenn in dieser Phase die Kapazitäten zur Verfügung stehen (Pull).
Ziel des Kanbans ist ein reibungsloser Ablauf aller Arbeitsschritte. So können Kosten, Zeit und Ressourcen gespart werden.
Alle Beteiligten sollen über die Prozesse und Regeln im Klaren sein. Durch den Austausch unter den Beteiligten kann es zudem zu Verbesserungen und Anpassungen kommen.
Die Feedbackschleifen sollten in regelmäßigen Abständen beispielsweise ein kurzes tägliches Meeting am Morgen, stattfinden. Durch das visualisierte Kanban-Board können sich alle Beteiligten über den aktuellen Stand und den Fortschritt austauschen. So sind alle auf dem gleichen Wissenstand und reibungslose Abläufe können gewährt werden.
Verbesserte Zusammenarbeit
Durch diverse Modelle und Methoden können auch in zukünftigen Projekten verschiedene Verbesserungsmaßnahmen vorgenommen werden.
Kanban wendet verschiedenen Techniken und Modelle an. Werden diese konsequent umgesetzt, kann sich eine Kultur der fortlaufenden Verbesserung (Kaizen) im Unternehmen etablieren. So können beispielsweise durch regelmäßige Meetings vor dem Kanban-Board dabei helfen, Engpässe zu entdecken und die Arbeitsprozesse zu verändern und verbessern.
Erfahren Sie hier mehr zum Thema Kaizen.
Ziel des Lean-Ansatzes ist die kontinuierliche Verbesserung und Prozessoptimierung aller Geschäftsabläufe. Prozesse sollen so aufeinander abgestimmt sein, dass Verschwendungen jeglicher Art vermieden werden. Dabei liegt der Fokus auf den Tätigkeiten, die einen tatsächlichen Nutzen generieren. Überflüssige Prozessschritte werden eliminiert beziehungsweise zu einem Prozess zusammengefasst. Potenzielle Risiken werden durch die Lean-Philosophie und die Anwendung von digitalen Kanban-Tafeln schnell sichtbar, wodurch sofort reagiert werden kann.
Kanban lässt sich in den unterschiedlichsten Branchen oder Firmen einsetzen, egal ob Startups, kleine Agenturen, Mittelständler oder große internationale Konzerne. Auch in der Architektur und im Bau wird Kanban zunehmend in allen Phasen eingesetzt, z. B. in der Planung, der Bauabwicklung, Inbetriebnahme oder im Betrieb. Auch eine interdisziplinäre Koordination der Projektbeteiligten wird unterstützt, z. B. von Bauherren, Planern oder Bauunternehmen.
Kanban schafft eine hohe Transparenz über anstehende Aufgaben, Projektfortschritte und zeigt schnell akute Schwierigkeiten und offene Punkte auf. Darüber hinaus werden die Durchlaufzeiten der Arbeitspakete verkürzt. Große Vorteile ergeben sich auch in einer Kombination mit digitalen Werkzeugen und Softwarelösungen, da Detailarbeiten eingebettet in einen Projektplan definiert und durchgeführt werden können (z. B. Digital Lean Construction).
Obwohl die Arbeit mit Kanban-Boards kinderleicht aussieht und sich in der Theorie unkompliziert anhört, treten oftmals Probleme bei der Umsetzung auf: Immer wieder bleiben die gleichen Aufgaben liegen oder das Team schafft es nicht, selbstorganisiert die gestellten Aufgaben abzuarbeiten. Die Ursache dieser Probleme liegt aber nicht in der Methode selbst, sondern in menschlichen Verhaltensmustern.
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